Приклад розрахунку для компанії

В умовах воєнного часу в Україні питання скорочення витрат стало не ще більш актуальним ніж навіть за часів пандемії Covid 19. Зростання логістичних витрат, коливання цін, нестабільність постачання змушують бізнес переглядати навіть невеликі статті бюджету.

Канцтовари, папір, товари для прибирання та інше приладдя, що входить до категорії “товари для офісу” здаються другорядними витратами. Але саме тут часто прихований резерв оптимізації без ризику для основної діяльності компанії.

Розглянемо реальний приклад розрахунку економії.

Вхідні дані: умовна компанія “Сервіс Люкс”

Сфера: дистрибуція

Кількість співробітників: 45

Офіси: 2 (Київ + регіональний склад)

Модель закупівель: співпраця з різними постачальниками. Наразі їх 4.

Середня кількість замовлень: 7–9 на місяць

Середні щомісячні витрати на канцтовари та супутні офісні позиції: 52 000 грн.

Річні витрати: 624 000 грн.

Проблеми, які виявив аудит

Після аналізу структури закупівель виявлено:

• 18% позицій дублюються різними брендами
• 22% замовлень — термінові (дорожча логістика, декілька замовлень були куплені в роздрібних магазинах, тому що потрібно було “на вчора” — а значить по більш дорогій ціні)
• різні ціни на однакові товари від різних постачальників
• відсутність узгодженого переліку стандартних позицій
• додаткові адміністративні витрати (обробка 8 рахунків щомісяця)

Фактично компанія платила не тільки за товар, а й за хаотичну модель управління закупівлями.

Що було змінено

• Централізовано постачання через одного корпоративного постачальника.
• Затверджено перелік стандартних позицій.
• Впроваджено планові замовлення 1 раз на місяць.
• Усунуто дублювання товарів.
• Переглянуто логістичні умови.
• Отримана додаткова знижка за рахунок консолідації замовлень.

Ці кроки відповідають системі оптимізації закупівель, яку ми розглядали в попередніх матеріалах серії.

Фінансовий результат

Після впровадження нової моделі:

• Середні щомісячні витрати — 43 500 грн.
• Річні витрати — 522 000 грн.
• Економія за місяць — 8 500 грн.
• Річна економія — 102 000 грн.

Додатково скорочено:

• адміністративний час
• кількість погоджень
• ризики затримок

У відсотках економія склала близько 16%.

Чому це особливо актуально у воєнний час

В умовах війни український бізнес стикається з:

• нестабільною логістикою
• коливанням валютного курсу
• зростанням собівартості імпортних товарів
• потребою формувати фінансову «подушку»

Скорочення непрямих витрат стає інструментом фінансової стійкості.

100 000 грн економії на рік для середньої компанії — це:

• часткове покриття оренди
• резерв на перебої в постачанні
• ресурс для підтримки персоналу

У кризовий період важлива не тільки абсолютна сума економії, а й прогнозованість бюджету.

Де найчастіше прихована додаткова економія

Окрім прямого зниження цін, компанії отримують ефект за рахунок:

• скорочення термінових доставок
• зменшення залишків на складі
• відмови від «спонтанних» закупівель
• консолідації переговорної позиції

У багатьох випадках потенціал оптимізації становить 10–20%.

Чи можна зекономити більше

Так, якщо:

• компанія має понад 3 постачальників
• робить більше 5 замовлень на місяць
• не переглядала умови поставки понад 12 місяців
• не має єдиної статистики закупівель

Чим менш структурована модель, тим більший потенціал оптимізації.

Ризики надмірного скорочення витрат

У воєнний період спокуса різко урізати бюджет висока. Але неконтрольоване скорочення може призвести до:

• зниження якості товарів
• падіння комфорту співробітників
• зростання непрямих витрат

Раціональний підхід полягає не в мінімізації, а в систематизації витрат.

FAQ: Скільки можна зекономити на офісних закупівлях

1. Який середній відсоток економії можливий? Зазвичай 10–20% при централізації та аудиті.
2. Чи варто проводити аудит під час війни? Так, саме в кризовий період контроль витрат стає критично важливим.
3. Чи потребує це зміни всіх процесів? Ні. Часто достатньо впорядкувати постачальників і графік замовлень.
4. Чи підходить це малому бізнесу? Так, особливо якщо закупівлі відбуваються нерегулярно і без контролю.

Висновок

Навіть відносно невелика стаття витрат може дати відчутний фінансовий результат.

В умовах воєнної економіки України контроль офісних витрат — це не питання економії «на дрібницях», а питання фінансової стабільності бізнесу.

Системний підхід до закупівель канцтоварів дозволяє отримати прогнозовану економію без ризику для якості роботи компанії.