«Електронні технології здатні повністю змінити не тільки виробничі процеси, а й саму бізнес-модель компанії. Зокрема, вони позбавляють співробітників від трудомісткою і повільною роботи з паперовими документами».

Білл Гейтс

Впровадження систем електронного документообігу - стійкий тренд останнього десятиліття. Як скоро «цифра» витіснить офісний папір?

Концепція безпаперового офісу не нова. Вона народилася в кінці 70-х років минулого століття. Американський вчений Фредерік Ланкастер писав, що паперові документи скоро будуть замінені електронними сховищами і засобами комунікації. Минуло 40 років, але офіс без паперу для більшості компаній як і раніше залишається мрією. За даними провідних світових виробників споживання офісного паперу залишається стабільним.

Найскромніші досягнення у впровадженні безпаперових технологій у компаній малого і середнього бізнесу. Це пояснюється тим, що початкове впровадження безпаперових технологій ведення бізнесу вимагає інвестицій. Впровадження електронного документообігу - це ІТ проект. У більшості компаній малого і середнього бізнесу поки слабо розвинені компетенції проектного управління.

Великі компанії, навпаки, прагнуть знизити витрати паперу. Їх масштаби дозволяють отримати в разі відмови від друку документів значну економію. До того ж вони мають великі внутрішні ресурси для реалізації довгострокових ІТ проектів.

Низькі темпи впровадження електронних документів обумовлені не тільки впровадженням нових технологій. Поки ще збереглася потреба мати доказ достовірності документа або транзакції. Паперовий документ потрібен компаніям, щоб убезпечити себе. Підпис на папері поки вагоміше електронної.

Грамотне використання інформаційних технологій дозволяє позбавити співробітників від трудомісткої роботи з паперовими документами, підвищити їх ефективність.

Аргументи на користь безпаперових технологій.

По-перше, скорочення витрат підприємств і держустанов на друкують устрою і офісний папір. У світі щорічно роздруковується близько 2,9 трильйонів сторінок. І це - не рахуючи рукописних заяв, доповідних, довідок .... Принтери та копіри споживають електроенергію, яку теж потрібно оплачувати. При цьому більше половини всіх документів, надрукованих на офісному папері, відправляються не в архів, а в сміттєву корзину.

По-друге, відмова від друку документів допомагає врятувати зелені «легені планети» від вирубки. Для виробництва паперу для принтера в світі щорічно зрубується 768 млн дерев.

По-третє, відмова від зберігання паперових документів скоротить площа офісних приміщень. Паперові архіви займають від 4 до 30% площ офісів.

По-четверте, переклад більшості робочих процесів з паперу в «цифру» дозволяє спростити доступ до інформації в будь-який час в будь-якому місці, дає можливість спільної одночасної роботи над документами, допомагає дистанційно керувати завданнями і проектами, забезпечує більш високий рівень безпеки зберігання та доступу до конфіденційної інформації

Можливо настав час викидати на смітник офісний принтер?

Не варто поспішати. Чому ж поки не обійтися без офісного паперу?

У паперових документів є власна ніша. Документ, надрукований на папері, енергонезавісім, його можна читати і зберігати без використання електронних пристроїв і джерел живлення, він надійніше і довговічніше, його поширення легше контролювати. Папір поки незамінна, коли потрібно підтвердити справжність документа.

Крім того, не варто забувати про консервативність користувачів. Існують укорінена звичка друкувати в випадках:

Документ кілька разів роздруковується в процесі правок.

Частина листів, отриманих по електронній пошті, за звичкою роздруковуються працівниками перед прочитанням.

Існують види документації, де паперова форма просто необхідна. В рамках існуючого законодавства неможливо повністю піти від друкованих форм. Договір з клієнтом або постачальником полягає в паперовому вигляді, кадрова документація теж роздруковується на офісному папері.

Є галузі, де неможливо обійтися без створення паперової документації. До них відносяться освітні, медичні установи, суди, нотаріальні контори та ін .. Саме в цих областях паперова документація залишається методом страховки, фіксування правильності професійної діяльності співробітників.

Перехід від паперового документообігу до систем управління електронними документами не вирішує автоматично питання підвищення ефективності. Компанії, в яких не збудовані бізнес-процеси, просто переносять хаос з офісного паперу в «цифру» і продовжують страждати від звичних «пожирачів» продуктивності.

Розвиток хмарних технологій і зростання трафіку мобільних пристроїв дають надію на якісний стрибок для управління інформацією. Але поки ми частіше в результаті маємо перенесення старих шкідливих звичок управління на нову платформу. Виснажливий пошук документа, похованого в хаосі папок на невеликому екранчику смартфона не схожий на світлий образ майбутнього, яке ми очікували.

Саме тому принтер і сьогодні життєво важлива частина офісного обладнання. Папір для друку, як і раніше входить в топ продажів товарів для роботи і навчання.

При цьому компанії не повинні забувати про свою відповідальність за збереження навколишнього середовища, скорочуючи до розумного споживання паперу для принтера.

Офісні працівники повинні використовувати у всіх можливих випадках двосторонній друк, адже вона економить великі обсяги паперу, і тонера для друку.

В інтернет-магазині «Канцелярiя» Ви завжди можете придбати офісний папір високої якості за найкращими цінами.