«Электронные технологии способны полностью изменять не только производственные процессы, но и саму бизнес-модель компании. В частности, они избавляют сотрудников от трудоемкой и медлительной работы с бумажными документами».

Как скоро «цифра» вытеснит офисную бумагу?

Концепция безбумажного офиса не нова. Она родилась в конце 70х годов прошлого века. Американский ученый Фредерик Ланкастер писал, что бумажные документы скоро будут заменены электронными хранилищами и средствами коммуникации. Прошло 40 лет, но офис без бумаги для большинства компаний по-прежнему остается мечтой. По данным ведущих мировых производителей потребление офисной бумаги остается стабильным.

Самые скромные достижения во внедрении безбумажных технологий у компаний малого и среднего бизнеса. Это объясняется тем, что первоначальное внедрение безбумажных технологий ведения бизнеса требует инвестиций. Внедрение электронного документооборота - это ИТ проект. У большинства компаний малого и среднего бизнеса пока слабо развиты компетенции проектного управления.

Большие компании, напротив, стремятся снизить потребление бумаги. Их масштабы позволяют получить в случае отказа от печати документов значительную экономию. К тому же они обладают большими ресурсами для реализации долгосрочных ИТ проектов.

Низкие темпы внедрения электронных документов обусловлены не только внедрением новых технологий. Пока еще сохранилась потребность иметь доказательство подлинности документа или транзакции. Бумажный документ нужен компаниям, чтобы обезопасить себя. Подпись на бумаге пока весомее электронной.

Грамотное использование информационных технологий позволяет избавить сотрудников от трудоемкой работы с бумажными документами, повысить их эффективность.

Аргументы в пользу безбумажных технологий.

Во-первых, сокращение расходов предприятий и госучреждений на печатающие устройства и офисную бумагу. В мире ежегодно распечатывается около 2,9 триллионов страниц. И это – не считая рукописных заявлений, докладных, справок…. Принтеры и копиры потребляют электроэнергию, которую тоже нужно оплачивать. При этом более половины всех документов, напечатанных на офисной бумаге, отправляются не в архив, а в мусорную корзину.

Во-вторых, отказ от печати документов помогает спасти зеленые «легкие планеты» от вырубки. Для производства бумаги для принтера в мире ежегодно срубается 768 миллионов деревьев.

В-третьих, отказ от хранения бумажных документов сократит площадь офисных помещений. Бумажные архивы занимают от 4 до 30% площадей офисов.  

В-четвертых, перевод большинства рабочих процессов из бумаги в «цифру» позволяет упростить доступ к информации в любое время в любом месте, дает возможность совместной одновременной работы над документами, помогает дистанционно управлять задачами и проектами, обеспечивает более высокий уровень безопасности хранения и доступа к конфиденциальной информации

Возможно пришла пора выбрасывать на свалку офисный принтер?

Не стоит спешить. Почему же пока не обойтись без офисной бумаги?

У бумажных документов есть собственная ниша. Документ, напечатанный на бумаге, энергонезависим, его можно читать и хранить без использования электронных устройств и источников питания, он надежнее и долговечнее, его распространение легче контролировать. Бумага пока незаменима, когда нужно подтвердить подлинность документа.

Кроме того, не стоит забывать о консервативности пользователей. Существуют укоренившаяся привычка печатать в случаях:

• Документ несколько раз распечатывается в процессе правок.

• Часть писем, полученных по электронной почте, по привычке распечатываются сотрудниками перед прочтением.

• Существуют виды документации, где бумажная форма просто необходима. В рамках существующего законодательства невозможно полностью уйти от печатных форм. Договор с клиентом или поставщиком заключается в бумажном виде, кадровая документация тоже распечатывается на офисной бумаге.

• Есть отрасли, где невозможно обойтись без создания бумажной документации. К ним относятся образовательные, медицинские учреждения, суды, нотариальные конторы и др.. Именно в этих областях бумажная документация остается методом страховки, фиксирования правильности профессиональной деятельности сотрудников.

Переход от бумажного документооборота к системам управления электронными документами не решает автоматически вопрос повышения эффективности. Компании, в которых не выстроены бизнес-процессы, просто переносят хаос с офисной бумаги в «цифру» и продолжают страдать от привычных «пожирателей» продуктивности.

Развитие облачных технологий и рост трафика мобильных устройств дают надежду на качественный скачок для управления информацией. Но пока мы чаще в результате имеем перенос старых вредных привычек управления на новую платформу. Утомительный поиск документа, похороненного в хаосе папок на небольшом экранчике смартфона не похож на светлый образ будущего, которое мы ожидали.

Именно поэтому принтер и сегодня жизненно важная часть офисного оборудования. Бумага для печати по-прежнему входит в топ продаж товаров для работы и учебы.

При этом компании не должны забывать о своей ответственности за сохранение окружающей среды, сокращая до разумного потребление бумаги для принтера.

Офисные работники должны использовать во всех возможных случаях двухстороннюю печать, ведь она экономит большие объемы бумаги, и тонера для печати.

В интернет-магазине «Канцелярiя» Вы всегда можете купить офисную бумагу высокого качества по лучшим ценам.